Comment auto-diagnostiquer son système d’information ?

En tant que dirigeant il est important que vous soyez apte à évaluer votre système d’information, à mesurer la fiabilité de vos outils et à déceler des éventuelles alertes quant au bon fonctionnement du numérique dans votre entreprise. Ainsi même si vous n’avez pas de compétences techniques particulières, vous serez capable d’analyser la situation et faire les bons choix (en faisant appel à des techniciens qualifiés par exemple). Voici donc les principales informations à avoir en tête ainsi que les questions à se poser parmi les différentes catégories d’un écosystème digital d’une entreprise.

  • Bureautique

Ici il est surtout question des suites collaboratives Microsoft ou Google que vous utilisez au sein de l’entreprise. Dans les deux cas la première chose à savoir c’est : est ce que votre licence est à jour ? Pour se faire il vous suffit de vous rendre sur le support client de la suite en question. Si vous utilisez un drive, assurez-vous de partager les bons documents aux bonnes personnes via les accès utilisateurs. C’est basique mais c’est la façon la plus sûre de sécuriser vos documents. En ce qui concerne votre boîte mail, assurez vous d’avoir bien configuré votre domaine pour éviter que des courriers importants finissent dans les spams (faites un tour sur eMail checker pour vérifier). De plus si un nouvel employé en remplace un autre au même poste, il doit pouvoir récupérer les données et les fils des différents échanges sans accroc.

  • Sécurité

Est-ce que votre réseau est sécurisé ? Est-ce que vos serveurs sont sécurisés ? Est-ce que des processus de sécurité sont mis en place ? Par exemple pour éviter un éventuel accident technique qui paralyserait les serveurs vous pouvez mettre en place des backups. Ce sont des serveurs qui sont là pour prendre le relais en cas de problèmes. Vous pouvez aussi utiliser un Firewall (pare-feu) qui est chargé de sécuriser le réseau en filtrant les données entrantes et sortantes (les plus connus sont Juniper ou Cisco) et vous protègera des attaques de rançonnage. Enfin ayez une bonne gestion de vos divers mots de passe et identifiants : privilégiez les générateurs de mot de passe aux caractères spéciaux. Vous pouvez également faire appel à un gestionnaire de mot de passe comme Keepass, pour éviter de devoir les recopier quelque part et vous exposer à des potentiels vols.

  • Infrastructure

Dans cette partie l’idée c’est de voir les signaux alertant d’un problème. Par exemple si votre site/logiciel est inaccessible, si votre URL apparaît en « http » au lieu de « https » ou si votre machine ne démarre pas. Généralement vous aurez affaire à un problème de serveur, d’hébergement (incendie OVH), de maintenance ou de mise à jour. Dans le meilleur des cas vous éteignez/rallumez et cela fonctionnera. Dans le pire des cas il faudra faire appel à un info gérant si le problème est de nature technique et complexe (vous en trouverez facilement en cherchant sur Google).

  • Outils ERP/CRM

Si vous utilisez des outils de traitement tels qu’un ERP (Odoo, Sage, Zoho..) ou un CRM (Hubspot, Pipe Drive…), avez-vous l’impression que votre temps est bien optimisé ? Les processus sont-ils bien automatisés ?

Dans le cas ou vous n’avez pas ces outils la, quels outils utilise la concurrence ? Quel pourcentage de vos outils sont digitalisé ? Toutes ces questions vont vous servir à faire un état des lieux précis sur vos forces et faiblesses. Certaines variables dépendront de la taille de votre entreprise ou du métier qu’elle exerce. Par exemple il est possible d’utiliser le low-code pour simplifier les processus longs et chronophages. C’est un sujet intéressant si vous n’êtes pas prêt à passer sur des gros développements immédiatement et souhaitez automatiser certaines tâches.

  • Site internet

Pour analyser son site internet la première chose à faire c’est tout simplement de faire un tour sur Google Analytics (ou de le configurer si votre site n’y est pas encore relié). Cela vous donnera une vue d’ensemble de vos performances : audience, trafic, support etc.. Autre point important : le SEO (Search Engine Optimisation) ou la façon dont votre site est référencé sur les moteurs de recherche. Vous pouvez utiliser SEM Rush pour faire une petite analyse rapide (backlinks et mots-clés). Si vous possédez une plateforme, assurez-vous que l’interface client délivre une expérience utilisateur agréable (UX/UI). Pour ce faire vous pouvez directement demander des retours à vos clients via un formulaire. Dans le cas d’un site vitrine en place depuis quelque temps il faut régulièrement le mettre à jour sur plusieurs aspects : design, rédaction et visuels. Pour ça faites appel à un prestataire externe si vous n’avez pas la ressource dans vos effectifs (développeurs, designer, CTO/DSI).

Avec ces éléments en tête vous devriez être apte à avoir un point de vue global de votre SI sans avoir des grosses connaissances techniques. Les changements que vous pourriez être amené à effectuer dépendent aussi de votre vision quant à la place du digital dans votre entreprise. Dans une démarche franche de digitalisation, il faudra aller bien au-delà de ces recommandations. À l’inverse si vous êtes à l’aise avec les outils déja présents dans votre structure, ces quelques questions suffisent à analyser correctement l’état de votre SI, avant de faire appel à quelqu’un de plus expérimenté.

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